BEKERJA DENGAN MAIL MERGE

DISAMPAIKAN PADA PELATIHAN JARDIKNAS 2007
DI SMK NEGERI 1 BUKITTINGGI
TANGGAL 29 SEPTEMBER-22 OKTOBER 2007

I. PENDAHULUAN

Banyak fasilitas dari Microsoft Word yang dapat mempermudah kerja user. Namun sering kali user tidak mendapatkan panduan yang praktis bagaimana memanfaatkan fasilitas yang disediakan oleh windows tersebut.
Sebagai seorang sekretaris atau staf administrasi seringkali harus membuat surat massal. Kebanyakan kejadian adalah master surat diphoto kopi dan tujuannya ditulis kemudian. Dilihat dari sis tampilan surat tersebut, jika dikirimkan untuk massa yang berada di luar lingkungan kerja, sebaiknya memiliki tampilan yang baik dan benar-benar dipersiapkan dengan baik juga.
Microsoft Word menyediakan fasilitas surat massal yang dimanfaatkan oleh user hanya saja mungkin panduan yang praktis dan mudah dimengerti user belum tersedia, padahal jika dipelajari tidaklah sulit.
Dalam makalah ini, penulis mencoba membantu para pembaca untuk belajar menggunakan Mail Merge dengan mudah.

II. MAIL MERGE

Mail Merge adalah fasilitas yang disediakan untuk membuat surat massal yang diperuntukkan kepada banyak tujuan. Kita dapat mulai bekerja dengan mail merge dengan mengaktifkannya terlebih dahulu. Untuk mengaktifkan mail merge adalah sebagai berikut
Pilih Tools  letters and mailings  mail merge

Ketika mail merge aktif, pada layar sebelah kanan akan muncul petunjuk manual mengenai langkah-langkah yang harus dilakukan jika bekerja dengan mail merge. Ikuti saja instruksi yang ada.

5 Langkah kerja membuat Mail Merge

Langkah 1. Starting Document
Ada 3 pilihan yang ditawarkan:

• Gunakan dokumen yang sekarang, maksudnya buatlah dukumen berupa surat atau lembar yang akan dijadikan dokumen utama
• Mulai dari template yang disediakan
• Gunakan dokumen yang sudah ada, lakukan browsing pada Lokal Disk atau pada media penyimpan data lainnya.

Langkah 2. Select Recipients
Ada 3 pilihan yang ditawarkan:

• Gunakan daftar yang sudah ada, lakukan browsing pada Lokal Disk atau pada media penyimpan data lainnya.
• Pilih dari alamat-alamat yang ada pada Outlook
• Jika memilih yang ketiga, maka anda akan disuruh membuat (create) daftar baru

Langkah 3. Write Your Letter

• Tampilkan dokumen yang sudah diketik, kemudian sisipkan nama-nama field sesuai dengan dengan dokumen utama. Untuk menampilkan daftar nama field, klik more items pada layar kerja sebelah kanan
• Simpan dokumen utama
  

File  save as  nama dokumen
(misalkan Amplop)

Langkah 4. Preview Your Letters

• Pada langkah ini, surat akan ditampilkan sesuai dengan urutan daftar pada daftar recipient, untuk melihat secara berkelanjutan tekan tanda panah

Jika ingin menampilkan dokumen yang pernah tersimpan, cukup mengikuti prosedur biasa:
File  open  nama dokumen (Amplop)

• Surat Panggilan dalam bentuk Mail Merge ini akan muncul diikuti dengan Mail Merge Tool Bars.
• Nama-nama Tool Bars ini akan diketahui dengan meletakkan pointer pada icon yang diinginkan

III. KESIMPULAN
Microsoft Word Windows XP menyediakan fasilitas Mail Merge untuk membantu para user agar bisa membuat surat massal untuk keperluan administrasi perkantoran.

DATA PRIBADI

Nama : Valovi
Panggilan : Eva
Tempat lahir : Bukittinggi
Tanggal lahir : 9 Agustus 1973

Pendidikan :

• Sekolah Dasar SD Fransiscus Bukittinggi (1980-1986)
• Sekolah Menengah Pertama Xaverius Bukittinggi (1986-1989)
• Sekolah Menengah Atas 2 Bukittinggi (1989-1992)
• Fakultas MIPA Universitas Andalas Padang Jurusan Kimia (1992-1997)
• Fakultas Pendidikan Universitas Negeri Padang (Akta mengajar IV) (1998-2000)
• Pasca Sarjana Universitas Negeri Padang Program Studi Administrasi Pendidikan (2003-2005)

Pekerjaan : Staf pengajar SMK Negeri 1 Bukittinggi

Pengalaman Luar Negeri :

• Diundang oleh JICA pada program Youth Invitation Program Grup Pendidikan pada tahun 2005 ke Jepang (Ibaraki, Osaka, Kyoto, Tokyo, Mie, Gifu)
• Melakukan study banding ke SMK di Seremban